Menu balk Excel Analyse XLA
Standaard rapportages
Dit is onderdeel van de Exact Analyse, deze knop bevat een hyperlink naar Rapportages – Exact Analyse
Synchroniseren EC db met Exact Online data
Dit is knop waarmee de laatste Exact Online data ingeladen wordt in onze Azure database.
Zie hieronder [Update Exact Online data] voor meer uitleg. (Dit kan ook via www.solutionbi.nl)
Rapport Synchronisatie 
Dit is het menu-item waarmee de voortgang kan zien met het ophalen van de Exact Online data.
Zie hieronder [Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie)] voor meer uitleg.
Verbinding EC Database
Zie hieronder het hoofdstuk van SolutionBI
Update Exact Online data
Normaal gebruik.
In normaal gebruik kunt u het best eerst de gegevens van de Excel Controller database met Exact Online synchroniseren.
Hieronder worden de verschillende keuzes voor het synchroniseren nader toegelicht.
Vernieuwen Financieel
De standaard optie. Hierbij wordt van alle financiële onderdelen (zie toelichting hieronder) eerst de mutaties opgehaald sinds de laatste succesvolle synchronisatie. Vervolgens wordt op basis van een telling gekeken of de aantallen nog kloppen. Zo niet, dan wordt het onderwerp volledig vernieuwd. Alleen voor de financiële transacties heeft nog een tussenoplossing, het vernieuwen van alleen onverwerkte boekingen. Als het aantallen hiervan nog niet overkomen, dan wordt ook dit onderwerp volledig vernieuwd.
Openstaande Posten (FullLoad)
De openstaande posten zitten niet in de standaard optie. Gebruik deze optie voor het volledig vernieuwen van deze onderwerpen.
Budget (FullLoad)
De budgetregels zitten niet in de standaard optie. Hierbij worden alle budgetregels volledig vernieuwd.
Controle rechten (financieel)
Om gegevens van de verschillende onderwerpen te kunnen synchroniseren, moet de geregistreerde (Exact Online App) gebruiker voldoende (lees)rechten hebben. Indien deze rechten zijn gewijzigd of nieuwe Exact Online modules aangeschaft zijn, moeten de rechten opnieuw geladen worden.
Controle telling
Hierbij wordt een controle telling gedaan. Deze controle telling is zichtbaar bij de menu-item ‘Status Update’.
Vernieuwen Grootboek Classificaties
Gebruik deze optie na het wijzigen van het grootboek.
Vernieuwen Alles
Deze optie is de combinatie van Financieel, Openstaande Posten en Grootboek Classificaties. De reden om een onderscheid te maken tussen deze onderwerpen is, omdat niet alle gebruikers openstaande posten gebruiken en omdat het grootboek incidenteel aangepast wordt. Openstaande posten en het Grootboek zijn beide FullLoad en vragen enige tijd.
Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie).
Dit scherm toont een overzicht van de huidige / afgelopen 50 synchronisaties. Dit scherm kan ook geopend worden via het scherm ‘Synchroniseren’, knop ‘Detail’.
In het bovenste deel is een overzicht van de laatste 50 synchronisaties, met daarin de gekozen synchronisatie, start-, update- en eindtijd en gekozen administraties.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.
Via de knop ‘Stop’ kan de geselecteerde synchronisatie gestopt worden.
Het onderste deel is een detail overzicht per onderwerp van de geselecteerde synchronisatie. Per onderwerp wordt aangegeven hoeveel mutaties opgehaald zijn (records) en de telling in Exact Online (EOL) en in de Excel Controller database (EC). De waarde -1 bij EOL betekent dat een controle telling bij dit onderwerp niet mogelijk is.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.
SolutionBI
www.Solutionbi.nl is het online onderhoudsprogramma van de Excel Controller. U kunt hier alles online regelen:
– Installatie
– Codering grootboekrekeningen
– Gebruikers
– Toevoegen administratie
– Toevoegen ip adressen
– Synchroniseer
Menu item Excel Controller hieronder vindt u:
– Installatie downloaden
– Installatie handleiding
– Login gegevens
Menu item Collega’s:
Onderhouden van de Excel Controller gebruikers maakt
Menu Grootboek:
Dit is onze eigen verdichtingsstructuur, deze verdichtingsstructuur kunt u in Exact Analyse en Exact rapportage klik hierom de handleiding te downloaden.
Menu Activeer:
Als u nieuwe administraties aanmaakt in Exact Online verschijnen deze niet automatisch in de Excel Controller. Met Activeren Administraties kunt deze toevoegen aan Exact Online Controller.
Gebruikersbeheer
Ip-adress
Activeren nieuwe administraties
Rapportages downloaden
Klik op de ‘Standaard Rapportage’ men item van de Excel Controller menubalk in MS Excel om naar onze website te gaan met alle beschikbare MS Excel rapportages.
Invullen parameters
Downloadt en open het MS Excel werkboek. In cel A1 staat het rapportnaam en de cellen B3 tot en met B10 staan eventuele parameters.
Dubbelklikken op deze blauwe cellen achter de parameters krijgt u een lijst te zien van de mogelijke waardes.
Meestal begint het rapport met de mogelijkheid één of meerdere administraties te selecteren en vervolgens het gewenste tijdvak.
Extra velden
Al onze draaitabellen bevatten de basisvelden voor een draaitabel. Via de parameter ‘Extra velden rapportage‘ (dubbelklikken op blauwe cel) kan de eindgebruiker alle overige beschikbare velden aan de draaitabel toevoegen zoals artikelen, projecten, aantallen, kostenplaats en kostendragers.
Vernieuwen data in draaitabel
Door te dubbelklikken op de cel ‘Vernieuwen’ wordt de laatste data vanuit onze Cloud database opgehaald.
Let op: Dit is niet het synchroniseren van onze Cloud database met Exact Online. Gebruik hiervoor het menu-item
Stel u wilt de parameters aanpassen dan hoeft u alleen maar te dubbelklikken op het tijdvak of administratie, u hoeft niet Excel bestand opnieuw te downloaden. Maar u kunt gewoon hiermee blijven werken.
Nadat de data geladen is in de draaitabel kunt u de opstelling of analyse gaan doen zoals u wilt.
Dmv dubbelklikken heeft u inzage in de onderliggende details en van de saldo’s en hier vandaan kunt weer door klikken naar Exact Online.
Na het analyseren of samenstellen van een rapportage kun je het Excelbestand gewoon opslaan als een regulier Excel-bestand. Wanneer je het de volgende keer nodig hebt, open je de parameters en vernieuw je door dubbel te klikken. Op deze manier wordt de data eenvoudig opnieuw geladen.
Als je het Excel-bestand per e-mail verstuurt, heeft de ontvanger alleen toegang tot de achterliggende gegevens van het Excel-bestand. Zonder wachtwoorden, gebruikersnaam en het juiste IP-adres kan de ontvanger het Excel-bestand niet bijwerken. Op deze manier deel je slechts een momentopname zonder de mogelijkheid tot ophalen van de laatste data.