Menu balk Excel Analyse XLA

Standaard rapportages
Dit is onderdeel van de Exact Analyse, deze knop bevat een hyperlink naar 

Synchroniseren EC db met Exact Online data
Dit is knop waarmee de laatste Exact Online data ingeladen wordt in onze Azure database.
Zie hieronder [Update Exact Online data] voor meer uitleg. (Dit kan ook via www.solutionbi.nl)

Rapport Synchronisatie 
Dit is het menu-item waarmee de voortgang kan zien met het ophalen van de Exact Online data. 
Zie hieronder [Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie)] voor meer uitleg.

Onderhoud IP 
Zie hieronder onderhouden IP adressen (Dit kan ook via www.solutionbi.nl)

Verbinding EC Database
Zie installatie handleiding hier vult u de login gegevens in van database

Activeren Administraties
Zie hieronder Activeren Administraties (Dit kan ook via www.solutionbi.nl)

Update Exact Online data

Normaal gebruik.
In normaal gebruik kunt u het best eerst de gegevens van de Excel Controller database met Exact Online synchroniseren.

Hieronder worden de verschillende keuzes voor het synchroniseren nader toegelicht.

Vernieuwen Financieel.
De standaard optie. Hierbij wordt van alle financiële onderdelen (zie toelichting hieronder) eerst de mutaties opgehaald sinds de laatste succesvolle synchronisatie. Vervolgens wordt op basis van een telling gekeken of de aantallen nog kloppen. Zo niet, dan wordt het onderwerp volledig vernieuwd. Alleen voor de financiële transacties heeft nog een tussenoplossing, het vernieuwen van alleen onverwerkte boekingen. Als het aantallen hiervan nog niet overkomen, dan wordt ook dit onderwerp volledig vernieuwd.

Openstaande Posten (FullLoad).
De openstaande posten zitten niet in de standaard optie. Gebruik deze optie voor het volledig vernieuwen van deze onderwerpen.

Budget (FullLoad).
De budgetregels zitten niet in de standaard optie. Hierbij worden alle budgetregels volledig vernieuwd.

Controle rechten (financieel).
Om gegevens van de verschillende onderwerpen te kunnen synchroniseren, moet de geregistreerde (Exact Online App) gebruiker voldoende (lees)rechten hebben. Indien deze rechten zijn gewijzigd of nieuwe Exact Online modules aangeschaft zijn, moeten de rechten opnieuw geladen worden.

Controle telling.
Hierbij wordt een controle telling gedaan. Deze controle telling is zichtbaar bij de menu item ‘Status Update’.

Vernieuwen Grootboek Classificaties.
Gebruik deze optie na het wijzigen van het grootboek.

Vernieuwen Alles.
Deze optie is de combinatie van Financieel, Openstaande Posten en Grootboek Classificaties. De reden om een onderscheid te maken tussen deze onderwerpen is, omdat niet alle gebruikers openstaande posten gebruiken en omdat het grootboek incidenteel aangepast wordt. Openstaande posten en het Grootboek zijn beide FullLoad en vragen enige tijd.

Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie).


Dit scherm toont een overzicht van de huidige / afgelopen 50 synchronisaties. Dit scherm kan ook geopend worden via het scherm ‘Synchroniseren’, knop ‘Detail’.

In het bovenste deel is een overzicht van de laatste 50 synchronisaties, met daarin de gekozen synchronisatie, start-, update- en eindtijd en gekozen administraties.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.
Via de knop ‘Stop’ kan de geselecteerde synchronisatie gestopt worden.

Het onderste deel is een detail overzicht per onderwerp van de geselecteerde synchronisatie. Per onderwerp wordt aangegeven hoeveel mutaties opgehaald zijn (records) en de telling in Exact Online (EOL) en in de Excel Controller database (EC). De waarde -1 bij EOL betekent dat een controle telling bij dit onderwerp niet mogelijk is.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.

Onderhoud IP​


Dit scherm biedt de mogelijkheden om het huidige externe IP adres toe te voegen aan de lijst van vertrouwde IP’s.

Via de knop ‘Toevoegen’ kan het huidige IP toegevoegd worden. LET OP: Het toevoegen van een IP is net als de registratie van de Excel Controller een 2 stap verificatie. Alleen de geregistreerde gebruiker krijgt een e-mail voor het bevestigen van het toevoegen van een IP. Pas na bevestiging wordt het IP toegevoegd.

Via de knop ‘Verwijderen IP’ kan de geselecteerde IP verwijderd worden.

Activeren Administraties

Als u nieuwe administraties aanmaakt in Exact Online verschijnen deze niet automatisch in de Excel Controller. Met Activeren Administraties kunt deze toevoegen aan Exact Online Controller.

Rapportages downloaden

Klik op de ‘Standaard Rapportage’ men item van de Excel Controller menubalk in MS Excel om naar onze website te gaan met alle beschikbare MS Excel rapportages.

 

Invullen parameters

Downloadt en open het MS Excel werkboek. In cel A1 staat het rapportnaam en de cellen B3 tot en met B10 staan eventuele parameters.

Dubbelklikken op deze blauwe cellen achter de parameters krijgt u een lijst te zien van de mogelijke waardes.

Meestal begint het rapport met de mogelijkheid één of meerdere administraties te selecteren en vervolgens het gewenste tijdvak.

Extra velden

Al onze draaitabellen bevatten de basisvelden voor een draaitabel. Via de parameter ‘Extra velden rapportage‘ (dubbelklikken op blauwe cel) kan de eindgebruiker alle overige beschikbare velden aan de draaitabel toevoegen zoals artikelen, projecten, aantallen, kostenplaats en kostendragers. 

Vernieuwen data in draaitabel

Door te dubbelklikken op de cel ‘Vernieuwen’ wordt de laatste data vanuit onze Cloud database opgehaald.

Let op: Dit is niet het synchroniseren van onze Cloud database met Exact Online. Gebruik hiervoor het menu-item

Stel u wilt de parameters aanpassen dan hoeft u alleen maar te dubbelklikken op het tijdvak of administratie, u hoeft niet Excel bestand opnieuw te downloaden. Maar u kunt gewoon hiermee blijven werken.

Nadat de data geladen is in de draaitabel kunt u de opstelling of analyse gaan doen zoals u wilt.

Dmv dubbelklikken heeft u inzage in de onderliggende details en van de saldo’s en hier vandaan kunt weer door klikken naar Exact Online.

Na het analyseren of samenstellen van een rapportage kun je het Excelbestand gewoon opslaan als een regulier Excel-bestand. Wanneer je het de volgende keer nodig hebt, open je de parameters en vernieuw je door dubbel te klikken. Op deze manier wordt de data eenvoudig opnieuw geladen.

Als je het Excel-bestand per e-mail verstuurt, heeft de ontvanger alleen toegang tot de achterliggende gegevens van het Excel-bestand. Zonder wachtwoorden, gebruikersnaam en het juiste IP-adres kan de ontvanger het Excel-bestand niet bijwerken. Op deze manier deel je slechts een momentopname zonder de mogelijkheid tot ophalen van de laatste data.

Veel bedrijven beschikken al over een Excel-rapportage, maar het maandelijks invullen ervan kan een uitdaging zijn. Het koppelen van deze rapportage aan draaitabellen is vaak de juiste aanpak. Voor dergelijke situaties bieden wij twee oplossingen:

Lijst in Excel met alle saldo’s per periode:
Hierbij stellen we een overzichtelijke lijst op in Excel met alle saldi per periode. Dit maakt het gemakkelijk om maandelijks de benodigde informatie in te vullen en de gegevens te consolideren. Het gebruik van draaitabellen helpt vervolgens bij een snelle en efficiënte analyse van deze gegevens.

Lijst met alle boekingen/mutaties:
Een andere benadering is het opstellen van een gedetailleerde lijst met alle boekingen of mutaties. Dit biedt een volledig beeld van de financiële transacties en maakt het eenvoudiger om maandelijkse updates door te voeren. Het gebruik van draaitabellen in combinatie met deze gedetailleerde lijst maakt het mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren.

Beide oplossingen bieden een gestructureerde aanpak om bestaande Excel-rapportages te vereenvoudigen en te verbeteren, waardoor het maandelijkse invulproces efficiënter wordt en de mogelijkheden voor analyse toenemen

 

Solution BI

WWW.Solutionbi.nl is het online onderhoudsprogramma van de Exact Analyse en Exact Functie. Hier kunt u de installatie programma’s vinden en bijzondere handelingen uitvoeren, zoals:

Menu item Excel Controller hieronder vindt u:
– Installatie downloaden
– Installatie handleiding
– Login gegevens

Menu item Collega’s:
 
Onderhouden van de Excel Controller gebruikers maakt 

Menu Grootboek
:
Dit is onze eigen verdichtingsstructuur, deze verdichtingsstructuur kunt u in Exact Analyse en Exact rapportage klik hierom de handleiding te downloaden.

Menu Activeer
:
Als u nieuwe administraties aanmaakt in Exact Online verschijnen deze niet automatisch in de Excel Controller. Met Activeren Administraties kunt deze toevoegen aan Exact Online Controller.