Eigen rapportages
Exact Query
Wilt u zelf uw Exact Online data querien, dan hebben wij een heel mooi programma gevonden om dit te doen. Dit programma is van Active Query Builder https://www.activedbsoft.com/. U kunt een SQL tool downloaden met de volgende link https://www.activedbsoft.com/download-querytool-thankyou.html. Als u wilt kunnen wij natuurlijk een korte introductie doen van onze tool
Het is eenvoudig in gebruik en kunt het SQL-statement eenvoudig hergebruiken in de Exact Online Controller (De Excel Addin), zie hieronder voor informatie over eigen rapportages te bouwen. Maar natuurlijk kunt deze SQL-statements ook hergebruiken in PowerBI.
Tabellen/views
Om het werken met de Exact Online controller nog makkelijker te maken hebben wij van de meeste tabellen al omgezet naar views zodat u niet zelf alle verbindingen tussen de tabellen hoeft uit te zoeken. In deze views zitten de meest voorkomende velden en zijn al voorzien van logische namen.
De meest gebruikt views zijn:
- Qsel_Financieel = Boekingregels
- Qsel_Facturen = Facturen
- Qsel_Orders = Orders
- Qsel_Quotations = Offertes
- Qsel_Hours = Geschreven uren
- Qsel_OuderdomStock = voorraad
Eigen rapportages bouwen met Exact Analyse
Hieronder staat beschreven hoe u met de Exact analyse uw eigen rapportages kunt gaan bouwen.
De eerste stap is om een bestaande rapportages te downloaden met de volgende link https://exactanalyse.nl/rapportages/.
Vervolgens opent u de download in Excel.
Alle onze Excel rapportages zijn min of meer hetzelfde opgebouwd.
U ziet overal rode puntjes staan, dit zijn opmerkingen.
In de opmerkingen staat aan het begin aangegeven wat het moet doen.
De gereserveerde ruimte voor de opmerkingen is altijd vanaf regel 3 t/m regel 11.
De knop vernieuwen moet altijd in cel A13 staan.
Uitleg pop-up schermen
Het bovenstaande scherm met aan de linkerkant alle niet geselecteerde items en aan de rechterkant de geselecteerde items krijgt u door in een cel een opmerking te maken. Dit opmerkingsveld dient te beginnen met
POPUPSQL: hierna volgt het SQL statement. Dit SQL statement dient 2 kolommen te bevatten. De eerste kolom is de selectie waarde deze wordt verborgen.
POPUPSQL: Select D.Division, D.Description As Administratie from dbo.Division D inner join (select distinct Division from GLAccounts) QselL on QselL.Division = D.Division order by D.Description
Fields: select top 1 * from Qsel_Financieel with (nolock)
POPUPSINGLESQL: SELECT distinct [FinYear] *100 + [FinPeriod] as Tijdvak FROM [dbo].[FinancialPeriods] with (nolock) order by 1 descKnop vernieuwen
Knop vernieuwen
bij de knop vernieuwen dient u te beginnen met Refresh_PT: om een draaitabel te vullen en gebruik Refresh_List: voor een lijst. Aangevuld met de SQL.
Bij Refresh_PT is het belangrijk dat er een lege draaitabel aanwezig op cel A18, u kunt deze uit onze Excel modellen kopiëren of onze templates aanpassen.
Bij Refresh_List kunt op regel 17 opmaak of formules maken, deze worden tijdens het vullen van de lijst door gekopieerd.
Refresh_PT: SELECT Qsec.Administratie, Qsec.Boekstuknr, Qsec.Dagboek, Qsec.Datum, Qsec.status, Qsec.Jaar, Qsec.Periode, Qsec.Tijdvak, Qsec.Grootboek, Qsec.Level1, Qsec.Level2, Qsec.Level3, Qsec.Level4, Qsec.RegelOmschrijving, Bedrag , Qsec.Relatie, Qsec.Factuurnr @@PARAM04 FROM Qsel_Financieel AS Qsec where Qsec.Division in (@@PARAM01) and Soort <> ‘Balans’ and Tijdvak <= ‘@@PARAM03‘ and Jaar >= ‘@@PARAM02‘
Refresh_List: SELECT Administratie,
[Code]
,r.Description @@PARAM02
FROM [dbo].Items R
inner join
(select ltrim(str(dd.Hid)) + ‘ – ‘ + dd.[Description] as Administratie,
Division from
Division DD) DD on R.Division = dd.Division
where dd.Division in (@@PARAM01)
order by code
De parameters @@PARAMxx
De parameters wij gebruiken in de SQL van de draaitabellen en lijsten parameters, we hebben de mogelijk parameter 1 t/m 10. deze worden in de SQL als volgt gebruikt PARAM01.
PARAM01 deze komt van cel B3
PARAM02 deze komt van cel B4
PARAM03 enzovoorts
Met het bovenstaande kunt zelf de gegevens ophalen en bewerken, zonder gebruik te maken van power query.