Blog
Van boekhouden naar een ERP Het groeipad van een MKB bedrijf
Inleiding
Je hebt een briljant idee of je hebt een skill die niemand anders heeft en je wil daar je bedrijf omheen gaan bouwen. Omdat je tegenwoordig niet zonder website kan, denk je na over een goede bedrijfsnaam en claim je een website naam. Vanaf dat moment is het een echt bedrijf dat op het internet kan worden gevonden en waar je mails naar toe kan sturen.
De eerste rekening maak je op in Word en stuur je naar je klanten, maar al snel merk je dat je een boekhoudpakket nodig hebt om je administratie in te voeren. Als je al een boekhouder hebt, zal hij je vaak aanraden om in Snelstart of eBoekhouden te gaan werken. Jij voert je facturen in en je boekhouder kan vanaf zijn kantoor meekijken in jouw administratie en de BTW aangifte berekenen en de jaarafsluiting doen.
Je bedrijf groeit, en je simpele website waarop staat wat je doet en wat jouw email adres en telefoonnummer is, is niet meer voldoende. Je wilt dat klanten jouw niet bellen voor een afspraak of voor een verkoop of voor een kopie van een factuur die je al maanden geleden hebt verstuurd, maar dat ze hiervoor de website gaan gebruiken.
Je wilt “Self Service” gaan bieden op je website. Omdat niet iedereen een weergaloze website bouwer is, besteed je het maken van de website uit aan een bureau dat daarin is gespecialiseerd. Als je dingen verkoopt, kan dat nu in de webshop, als klanten afspraken maken kan dat in de agenda op de website en als klanten hun factuur van 10 maanden geleden nogmaals willen hebben, kunnen ze deze downloaden vanuit hun eigen account pagina.
En toch doe nog steeds handmatig werk.
- Bestellingen die binnenkomen op de website, moet je inpakken en verzenden, maar voor ieder verzendlabel moet je inloggen op de DPD site om een label te maken.
- Eens per maand ben je bezig om de omzet van je website in te boeken in het boekhoudprogramma.
- Inkopen boek je ook in het boekhoudprogramma, maar de aantallen die je hebt ingekocht, moet je vervolgens weer in je webshop invullen.
En als klanten bellen, moet je kijken in de folder met offertes, in het planningssysteem en in het boekhoudprogramma om een compleet beeld te krijgen van de klant en de status van de voor hem uit te voeren en uitgevoerde projecten.
Het voelt als los zand en als de garage te klein wordt, wordt het tijd voor een volgende stap in de automatisering van jouw bedrijf.
In dit artikel leggen we je uit hoe je deze volgende stap kan maken.
Een typisch scenario – Automatisering nu
De meeste bedrijven starten vanachter de keukentafel en gebruiken de garage als bedrijfspand. De automatisering die je gebruikt bestaat veelal uit:
- een website
- een boekhoudpakket
- een email programma, meestal Microsoft Outlook of Apple Mail
- office software, meestal van Microsoft (Word / Excel / Powerpoint).
- En nog veel meer software zoals websites om verzendlabels te maken voor de pakketjes die je verstuurd, een urenboekprogramma, een planningsprogramma en agenda voor het maken van afspraken.
Alle software die je gebruikt is heel goed in het ene ding waarvoor het is gemaakt en alle communicatie tussen de verschillende pakketten doe je zelf. In onderstaand plaatje wordt dat geillustreerd met de vele rode lijntjes tussen de verschillende pakketten.
‘s Avonds ben je bezig om al deze programma’s in evenwicht te houden. Om te voorkomen dat je iets verkoopt dat je niet meer hebt moet je voorraad in de webshop bijwerken met de aantallen die je in een project hebt gebruikt. Maandelijks moet de omzet in de webshop worden geboekt in het boekhoudprogramma, de agenda moet worden bijgewerkt met de afspraken, etc., etc.
Als het bedrijf nog klein is, zijn dit werkzaamheden die je in de avond doet, want overdag ben je bezig met je bedrijfsactiviteiten. Maar als je merkt dat dit te veel tijd gaat kosten en soms ook misgaat, is het tijd voor een nieuwe stap in automatisering.
Automatisering straks
De oplossing om de verbrokkelde automatisering samen te voegen is het aanschaffen van een ERP systeem. ERP staat voor “Enterprise Resource Planning” en is een excellent tool voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen. Alle processen hebben met elkaar te maken en daarom wordt dit door het ERP als één geheel gezien.
Een bekend ERP systeem is Exact-Online (https://www.exact.com/nl/producten/erp). Dit systeem zorgt voor het automatiseren, stroomlijnen en efficiënter maken van processen. Voordelen zijn minder fouten in de facturatie, snellere offertes, een beter zicht op de voorraad, beter bestellen, een waterdichte planning en nog veel meer.
Rondom Exact-Online kan je allerlei programma’s kopen die het werken met het ERP nog makkelijker maken. Eén van de betere is de Be-Efficient magazijnsoftware waarbij met handheld scanners kan worden gewerkt op Exact-Online.
Het aantal rode lijntjes is ineens veel minder nu Exact-Online het centrale “Punt van waarheid” is in het bedrijf. Alles wordt opgeslagen in het ERP, en alle communicatie gebeurt vanuit het ERP.
De webshop die in het vorige plaatje los in het bedrijf stond is opeens geïntegreerd. De voorraad die in de shop verkocht kan worden komt uit Exact en bestellingen gedaan in de webshop worden doorgezet naar Exact Online waarna ze in het kantoor bekeken kunnen worden.
In het magazijn wordt gewerkt met Be-Efficient en processen die voorheen afhankelijk waren van papier (picklijsten) kunnen nu met een handheld scanner worden uitgevoerd waardoor de kwaliteit en efficiëntie toenemen.
Van nu naar straks – het project
Samen met ervaren consultants
Je kan niet “even” een ERP te implementeren, zeker als dit ook nog eens gecombineerd wordt met magazijnsoftware. Het wordt aanbevolen om het inrichten en in gebruik nemen van een ERP zoals Exact Online, samen met een consultant te doen, voor wie het inrichten en in gebruik nemen van de software dagelijks werk is.
Be-Efficient (https://www.be-efficient.nl/nl/) kan u in contact brengen met goede consultants die zorgen dat het project een succes wordt.
De keuzes
Om een ERP zoals Exact-Online te implementeren moeten de volgende besluiten worden genomen:
- Welke variant van Exact-Online heb ik nodig? Er zijn er 4 (Handel, Bouw, Productie en Zakelijke dienstverlening), en als deze keuze eenmaal is gemaakt moet er ook nog de versie worden gekozen (Essential, Plus, Professional en Premium).
Meer informatie op https://www.exact.com/nl/producten#erp.
- Wanneer wil ik beginnen met mijn administratie in Exact-Online?
- Wil ik de huidige administratie uit mijn boekhoudpakket converteren naar Exact-Online (orders, facturen, klantgegevens, etc) of start ik met een leeg pakket?
- Hoeveel mensen gaan werken in Exact-Online, i.e. hoeveel licenties heb ik nodig?
- Ga ik mijn offertes en orders opmaken in en emailen vanuit Exact-Online, of blijf ik deze opmaken in Word en hang ik hem daarna achter mijn offerte.
- Wil ik gaan orderpicken via een scanner
- Wil ik automatisch DHL/TNT-Post/DPD/UPC/etc stickers laten genereren bij een levering
- Het ik voldoende aan de standaard dashboards, of wil ik specifieke overzichten die helpen om mijn bedrijf te sturen
Het converteren van data om in te laden in Exact kan worden verzorgd door daarin gespecialiseerde partijen zoals https://overstapsoftware.nl. Deze partij biedt ook Exact consultancy.
Indien er ook een wens is om het magazijn of de productie te automatiseren dan kan dit met Be Efficient (https://www.be-efficient.nl/).
De tijd die het kost (gemiddeld 2 tot 4 weken)
De doorloop van een gemiddeld project is 2 tot 4 weken van start tot productie en het aantal dagen inzet van externe consultants ligt gemiddeld tussen de 2 en 10 dagen. Maar ook van u wordt het e.e.a. verlangd, zoals het aanleveren van de te converteren gegevens, het tot in detail uitleggen van de te automatiseren processen, het testen van de opleveringen etc. De inspanning moet niet worden onderschat.
De voordelen van werken met een ERP
De belangrijkste voordelen van een ERP zoals Exact Online zijn realtime inzicht, één bron van waarheid en geïntegreerde processen.
Deze drie punten zorgen voor een verbeterde service omdat alle data up-to-date en compleet is, toegenomen productiviteit omdat veel repeterend werk geautomatiseerd kan worden en (indirect) lagere kosten omdat er minder fouten worden gemaakt.
Realtime inzicht in de Single Point of Truth
Met de implementatie van Exact Online heb je een enkelvoudig punt van de waarheid gemaakt. In het Engels wordt dit “the single point of truth (SPOT)” en soms de “single source of truth (SSOT)” genoemd. Iedereen die werkt met Exact Online werkt op dezelfde betrouwbare en correcte data en data die eenmaal is opgeslagen is voor iedereen op hetzelfde moment beschikbaar.
Integratie van al je processen
Het ERP biedt ondersteuning om alle processen te ondersteunen. De meeste functionaliteit zit al in Exact Online, maar indien het mist, zijn er veel plugins beschikbaar die de omissies opvullen.
Breder gebruik van data
Op het gebied van klantbeheer kan de data uit Exact Online gebruikt worden om een beter beeld te krijgen van de wensen en behoeften van een klant.
Ook kan de data worden gebruikt voor het op peil houden van de voorraad. Hiervoor zijn de zogenaamde MRP (Material Requirement Planning) modules geschikt. Een simpele versie zit standaard in Exact Online, en als de voorraadmodellen ingewikkelder zijn (seizoensinvloed, lange levertijden, etc.) dan kan Be-Efficient daar een rol in spelen.
Meer weten
U bent goed in uw business, onze business is zorgen dat bedrijven met de juiste software werken die het zakendoen niet hinderen.
Voor meer informatie, een kennismakingsgesprek of een demo van de software die wij kunnen leveren, kunt u contact opnemen met:
|
Be-Efficient |
Be-Efficient |
|
Leon Kuurman |
Kevin Kuurman |
|
Excel Controller |
Overstap software |
|
Micha van Dam |
Andrik van de Molen |